¿Cómo ser organizador de eventos?

¿Cómo ser organizador de eventos?

¿Eres de los que le encanta organizar viajes en grupo para sus amigos? ¿Sigues involucrado en la organización de las actividades de tu vecindario? ¿Siempre terminas planificando tus presentaciones y conferencias en el trabajo? ¿Tu entorno siempre sugiere que se haga cargo de la organización porque está haciendo un gran trabajo en ella? Si todas sus respuestas son afirmativas, quizás debería considerar convertirte en organizador de eventos.


Las principales responsabilidades de los planificadores de eventos en su vida diaria son coordinar y liderar equipos de trabajo, consultar a los clientes sobre sus preferencias, diseñar y supervisar el plan de trabajo, e investigar constantemente y brindar soluciones a los problemas que puedan surgir.

¿Qué es el organizador de eventos?

Un organizador de eventos es la persona responsable de preparar un evento social, como una boda, despedida de soltero, cumpleaños, aniversario de la empresa, …

Esta persona debe asegurarse de que todos los detalles relacionados con el evento (decoración, música, alimentos, …) cumplan con los deseos y expectativas de los clientes.

Un organizador de eventos puede trabajar para un negocio o puede trabajar de forma independiente con una amplia cartera de clientes que los organizan cada año eventos específicos.

Las dos opciones tienen ventajas y desventajas, por lo que es necesario analizarlas bien antes de elegir una de ellas.

Algunos expertos en este campo a menudo comienzan a trabajar para que las empresas reciban experiencia y, después de un tiempo, son autónomas.

Debe recordarse que ser organizador de eventos implica trabajar prácticamente durante toda la semana. De lunes a viernes para preparar el evento, y lo normal será ir el día del evento para comprobar que todo está correcto.

¿Cómo se planifica el trabajo en una empresa organizadora de eventos?

¿Qué es lo que hace un organizador de eventos?

El flujo de trabajo de un evento generalmente se divide en tres fases:

  1. Después de un contacto inicial por teléfono, correo electrónico o redes sociales, la respuesta física de los organizadores de eventos (preferiblemente, si es posible) con los clientes para obtener más información sobre el evento que desea organizar.

Convenientemente, el organizador de eventos debe llevar un portafolio con fotos e información relevante sobre eventos similares que ha planeado en el pasado.

Por ejemplo: si es una boda, puedes tomar fotos de la decoración de la iglesia y el comedor, el menú, la distribución, el grupo de música, el transporte, …

Durante este período, los clientes esperarán un presupuesto aproximado proporcionado de acuerdo con sus requisitos.

El objetivo de esta primera reunión es lograr la mayor cantidad de información posible para organizar eventos que coincidan con los deseos de los clientes.

2. Durante semanas / meses antes del día del evento, el organizador de eventos compartirá información con los clientes para especificar detalles específicos. Cuanto antes esté disponible para buscar opciones, además, contratará ubicaciones exclusivas o empleados e incluso reducirá el presupuesto.

3. Dependiendo de la importancia de las organizaciones de eventos y los eventos del calendario, será conveniente que el organizador haya asistido a un breve evento para ver que todo sucedió según lo planeado.

Por otro lado, es necesario estar disponible por teléfono para resolver las incompatibilidades imprevistas.

Funciones de un organizador de eventos

¿Qué esperamos de un organizador de eventos?

Podemos dividir las funciones de un evento basado en el proceso de la etapa global:

Diseño del evento:

Determinar el propósito de perseguir

Identificar la audiencia objetivo por la que se resolvió.

Identificar las necesidades de las empresas para eventos.

Determinar la demanda pública puede evento

Identificar el equipo para participar en este evento.

Necesita estimación de recursos

Planificación del evento

Seleccione los aniversarios de los eventos.

Determinar el número de participantes

Elegir lugar

Implementación de los eventos del programa.

Define la planificación de los medios y la comercialización para el evento (debe incluir perspectivas compiladas después de la celebración)

Contactos y ofertas cerradas con proveedores de recursos.

Establecer y aprobar el presupuesto final.

Definir roles y responsabilidades de cada miembro del equipo, así como proveedores.

Producción del evento:

Alquiler de espacio, expertos y otros recursos.

Supervisando el montaje de equipos técnicos y materiales utilizados en el evento.

Control de proceso del evento y para garantizar un funcionamiento sin problemas.

Reparación o evento inesperado

Coordinar diferentes equipos en el evento.

Supervisar el desmantelamiento de equipos técnicos y otros materiales.

Organizador de eventos: Análisis del evento:

Reconocer y clasificar la información sobre el desempeño del evento.

Evaluando los resultados del evento.

Propuesta para mejorar el evento en el futuro.

Aunque el organizador de eventos no se puede reemplazar, la clave para organizar eventos es contar con un equipo multidisciplinario con una experiencia plena de cada curso, trabajará para organizaciones de eventos.

De hecho, es habitual que la organización recaiga en las manos de un integrante de la plantilla de una empresa, mientras que la organización en sí la realizan empresas externas.

¿Qué de estudios se necesitan para organizador de eventos?


La formación es fundamental a la hora de posicionarse en la industria, por lo que es necesario realizar un curso de planificación de eventos, online o presencial, que te permitirá adentrarte en el mundo laboral por tu cuenta. Ya sea, con tu propia empresa o trabajando para otros.

Idealmente, obtendrás la formación más específica y completa que con la carrera: Grado en Protocolo y organización de eventos.

Una vez finalizado, en la misma o similar titulación, lo mejor es complementarlo con otros estudios más específicos en función del campo en el que se quiera trabajar.

Recuerda que en el mundo de los eventos se agradece mucho la especialización.

¿Como montar una empresa de organización de eventos?

La forma más sencilla es comenzar asociándose con un experto en una buena posición para aprender. Como resultado, tendrá la experiencia y la base práctica que necesita para intervenir y convertirse en la persona a cargo de su empresa de gestión de eventos.

Antes de comenzar, considere todos estos factores:

Outsourcing: Dependiendo de tus contactos y experiencia contrata a las mejores personas, ya que serán necesarias para brindarte el servicio más completo y profesional.

Dinero: Para iniciar un negocio, necesita dinero, ya que es común que los proveedores le facturen antes y al cliente después del evento. Intente negociar una parte del pago por adelantado. Recuerda que si tienes menos de 35 años, puedes registrarte para recibir ayuda.

Especialización: Concéntrese en un mercado objetivo específico, como bodas, compromisos, bautizos, cumpleaños, eventos deportivos, conferencias o donde encuentre un mercado para explotar. Debes saber que los servicios empresariales están ampliamente cubiertos, por lo que una buena opción es especializarte en la gestión de eventos para particulares.

Acción comercial: cada vez que no esté organizando un evento, debe invertir en la adquisición de clientes y en la construcción de su red.

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